Dalam era informasi dan teknologi seperti sekarang, pengumpulan, analisis, dan penggunaan data pendidikan telah menjadi bagian integral dari perencanaan dan pengambilan keputusan di bidang pendidikan. Namun, perlu diingat bahwa pengelolaan data pegawai juga berkaitan erat dengan aspek privasi dan keamanan informasi. Oleh karena itu, penting untuk mengimplementasikan langkah-langkah perlindungan data yang kuat untuk memastikan bahwa informasi pegawai tidak disalahgunakan atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Pendataan pegawai oleh lembaga pendidikan merupakan hal yang sangat penting dan perlu di perhatikan. Tanggung jawab yang diemban oleh lembaga pendidikan penyelenggara layanan public seperti sekolah, dinas pendidikanm lembaga penyelenggara system informasi kepegawaian seperti BKN dan BKD adalah akuntabilitas dalam pemeliharaan informasi dan untuk membuat informasi tersedia bagi publik. Sistem kepegawaian seharusnya secara sistematis melakukan pengumpulan dan pemeliharaan data informasi yang penting bagi organisasi seperti berkas pegawai catatan dan laporan kepegawaian sejarah kerja dan lain sebagainya. Persoalan data kepegawaian ini di bidang pendidikan semakin meningkat seiring dengan terus bertambahnya jumlah pegawai yang semakin beragam namun tidak disertai upaya sistem kepegawaian yang sistematis dan truk struktur.